Jedna z czołowych placówek medycznych w Polsce stanęła przed wyzwaniem usprawnienia procesu zarządzania kontami użytkowników w swojej infrastrukturze IT. W organizacji zatrudnieni byli pracownicy medyczni, administracyjni, techniczni, konsultanci oraz kontraktorzy, a ich konta wymagały bieżącej administracji, nadawania uprawnień i terminowego usuwania po zakończeniu współpracy.

Przed wdrożeniem cały proces był realizowany ręcznie przez dział IT, co prowadziło do opóźnień, błędów i potencjalnych luk w bezpieczeństwie. Celem projektu było stworzenie zautomatyzowanego systemu zarządzania cyklem życia kont użytkowników, który zminimalizuje ryzyko błędów i zwiększy efektywność operacyjną zespołów IT i HR.

Problem
Przed wdrożeniem systemu placówka borykała się z następującymi problemami:

• • Długi czas aktywacji kont użytkowników – ręczne tworzenie nowych kont trwało długo, co powodowało opóźnienia w dostępie do systemów dla nowych pracowników.
  • Brak standaryzacji procesu – nie istniała jednolita procedura zgłaszania potrzeby utworzenia, modyfikacji lub dezaktywacji konta. Każdy przypadek obsługiwano indywidualnie, co prowadziło do chaosu i zwiększało ryzyko błędów.
  • Luki w bezpieczeństwie – brak automatycznej dezaktywacji kont po zakończeniu współpracy powodował, że niektóre konta pozostawały aktywne pomimo odejścia użytkownika, co stanowiło zagrożenie dla bezpieczeństwa danych.
  • Wysokie obciążenie zespołu IT – ręczna administracja kontami pochłaniała znaczną część czasu zespołu IT, który mógł być wykorzystany na bardziej strategiczne zadania.

Rozwiązanie
W odpowiedzi na powyższe wyzwania wdrożono zautomatyzowany system zarządzania cyklem życia kont użytkowników, oparty na hybrydowej infrastrukturze Active Directory (AD) i Microsoft Entra ID (Azure AD).

Najważniejsze elementy wdrożenia obejmowały:

Automatyczne tworzenie kont – nowi pracownicy byli rejestrowani w systemie za pomocą ujednoliconego formularza, który generował zgłoszenia do IT i automatycznie inicjował proces zakładania konta.
Standaryzacja procesu zgłaszania zmian – wdrożono ujednolicony system zgłaszania zmian dotyczących kont użytkowników (zakładanie, blokowanie, zmiana uprawnień), co umożliwiło spójne i przejrzyste zarządzanie dostępami.
Automatyczna dezaktywacja kont – po zakończeniu współpracy konta użytkowników były automatycznie blokowane, co eliminowało ryzyko pozostawienia nieaktywnych kont w systemie.
Integracja z Active Directory i Azure AD – synchronizacja kont w hybrydowym środowisku zapewniła jednolity dostęp do systemów zarówno dla użytkowników lokalnych, jak i pracujących zdalnie.

Efekty wdrożenia
Po wdrożeniu automatyzacji firma odnotowała znaczną poprawę w zarządzaniu cyklem życia kont użytkowników:

• • Skrócenie czasu aktywacji konta o 90% – nowi pracownicy otrzymywali dostęp niemal natychmiast po rejestracji w systemie.
  • Redukcja błędów i problemów z dostępem – dzięki eliminacji ręcznego wprowadzania danych liczba błędów w kontach znacząco się zmniejszyła.
  • Zadowolenie zespołów HR i IT – dział HR docenił standaryzację procesu, natomiast zespół IT otrzymał narzędzie, które znacznie uprościło jego pracę i pozwoliło skupić się na innych zadaniach.
  • Poprawa bezpieczeństwa – natychmiastowa dezaktywacja kont użytkowników po zakończeniu współpracy zminimalizowała ryzyko nieautoryzowanego dostępu.

Podsumowanie i wnioski
Automatyzacja zarządzania cyklem życia kont użytkowników znacząco zwiększyła efektywność operacyjną placówki medycznej. Skrócenie czasu aktywacji kont, redukcja błędów i poprawa bezpieczeństwa pozwoliły firmie osiągnąć wyższy poziom organizacji pracy i zapewniły lepsze wsparcie dla pracowników.

Wdrożenie tego rozwiązania stanowi przykład, jak technologie low-code, Active Directory i Azure AD mogą usprawnić zarządzanie tożsamością użytkowników w organizacjach o złożonej strukturze.